RPA Y BPA: Conozca qué son y cuál es el mejor para su organización

              La transformación digital de las organizaciones implica necesariamente la Automatización de sus procesos y esta a su vez supone el uso de tecnologías como la automatización robótica de procesos (RPA) o la metodología de Gestión de Procesos de Negocio (BPM), buscando siempre la mejora continua, además de la simplificación de los procesos y no menos importante el desarrollo de las habilidades analíticas en todos los colaboradores de la organización. Revisemos entonces de que trata cada uno, que los diferencia y porque es importante incluirlos en su estrategia de Automatización Inteligente. 

¿Qué son los procesos empresariales?

Previo a conceptualizar sobre la BPA y RPA, se requiere entender qué son los procesos empresariales, éstos son el conjunto de actividades de cualquier índole que ayudan a que una organización para alcanzar un objetivo específico. Dentro de la automatización inteligente, habitualmente se refieren a las tareas que son repetibles y que abarcan una serie de pasos en los que intervienen varios sistemas de TI.

Algunos de los procesos que habitualmente se automatizan son el desarrollo y monitoreo de los pedidos de los clientes, la aprobación de las solicitudes de préstamos, el procesamiento de los informes de gastos y la inclusión de nuevos colaboradores a la organización.

Cada uno de estos procesos suelen implicar gestión de muchos documentos, cadenas de correos electrónicos, asignación de tareas entre otros. Cualquier falla mínima se traducirá en incumplimientos progresivos si no es detectada a tiempo, justo allí es donde interviene el software de automatización para suprimir estos inconvenientes.

La Automatización de procesos empresariales siempre busca ahorrar tiempo y recursos, así los colaboradores se centraran en el trabajo más importante, en lugar de realizar tareas tediosas, repetitivas y a menudo frustrantes. 

¿Qué es la Automatización de procesos de Negocio (BPA)?

Business Process Automation (BPA) significa usar tecnología para optimizar sus operaciones a través de la gestión de flujos de trabajo. La BPA se enfoca en integrar a toda la organización en cada etapa de los procesos de mejora continua para alcanzar los resultados de la organización; sus efectos pueden verse en la reducción de costes, aumento de la productividad de los empleados y la satisfacción del cliente.

La tecnología BPA optimiza los procesos a través de una solución de software de automatización, identificando primero las tareas repetitivas y que implican mucha mano de obra. Un ejemplo de ello sería un software de gestión de nomina que se une a un reloj de tiempo automatizado para calcular fácilmente los beneficios salariales de los colaboradores.

Ahora bien, ¿Dónde puedo usar BPA?

Algunos casos de uso común de BPA serian:

• Automatización de procesos complejos como la contratación o la incorporación de colaboradores.
• Automatización de marketing en redes sociales y email para programar publicaciones y curar contenido
• Optimización de procesos en los que hay múltiples resultados, como la gestión de casos y las solicitudes de servicios. (CRM)
• Diseño de herramientas de pago automático para optimizar el departamento de cuentas por pagar
• Sustitución de un recuento manual de inventario por una herramienta de automatización optimizada o un sistema de gestión de inventario.

¿Qué es la automatización de procesos con RPA?

La RPA o automatización robótica de procesos, es una tecnología de software que permite que un “robot” o ‘trabajador virtual’ simule e integre las interacciones y actividades de un operador humano, interactuando con la infraestructura y los sistemas existentes para realizar las tareas que le han sido asignadas. Esta tecnología tiene muchas ventajas entre las que se incluyen:

• Escalabilidad. Su capacidad de crecimiento y de atender las demandas de la organización es enorme, ya que se pueden desarrollar e implementar robots adicionales en poco tiempo y a un costo mínimo. Esto sin contar el potencial de cada Robot de realizar gran cantidad de tareas en paralelo.
• Operación Continua. Al tratarse de robots de software, trabajan sin pausas 24 horas por 365 días al año, con un requerimiento de mantenimiento ínfimo.
• Menos errores. Al reducir la intervención manual se reducen los errores achacables a las personas.
• Completamente personalizables. Estas herramientas necesitan una adaptación específica a cada organización a partir de una adecuación a los parámetros para hacer el proceso sencillo y eficiente, adaptado completamente a las necesidades del negocio.
• Reducción de costos. El RPA permite a las organizaciones automatizar a una fracción del coste y del tiempo que se invertía antes.
• Integración. Esta tecnología no es de naturaleza intrusiva y aprovecha la infraestructura existente sin provocar interrupciones.

¿Dónde puedo usar RPA?

La mayoría de las acciones operativas que realizan las personas pueden ser imitadas por los Robots de RPA, dentro de las más comunes están:

• Iniciar la sesión en aplicaciones para ejecutarlas.
• Conectar a APIs del sistema para asegurar la integración de datos.
• Mover y copiar archivos y carpetas.
• Data Entry
• Gestión en bases de datos
• Extracción de datos estructurados y semiestructurados de documentos, PDFs, email, formularios y navegadores.
• Gestionar correos electrónicos junto a la documentación adjunta.
• Entre otros
  

Diferencias entre la RPA y la BPA

Aunque las dos tecnologías RPA y BPA tienen un objetivo parecido, como es la optimización de los procesos empresariales mediante la automatización, se distinguen principalmente en dos factores:

          En síntesis la automatización de los procesos puede llevar a su organización al siguiente nivel, la selección de cual tecnología usar va a depender de la necesidad y viabilidad técnica que disponga, entendiendo que las tecnologías BPA y RPA no son excluyentes y puede aprovechar esa sinergia para apuntar a la híper- automatización. 

         10xMVP, trabaja actualmente con Pipefy en el diseño de soluciones para la Automatización Inteligente de las organizaciones en todos los sectores. Escribanos para contarle sobre los proyectos que estamos trabajando, seguramente le van a interesar.