¿POR QUÉ FRACASA LA HIPER AUTOMATIZACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES?

                    Inteligencia Artificial (IA), Machine Learning (ML) y Automatización Robótica de procesos (RPA) son algunos de los conceptos clave involucrados en la Hiper Automatización de las organizaciones. La Hiper Automatización se refiere a la automatización de un extremo a otro dentro de la organización, incluyendo todos los procesos comerciales complejos, incluso aquellos indocumentados que dependen de entradas de datas no estructuradas.

                 Según informes recientes de la consultora tecnológica Gartner, el mercado mundial de herramientas y tecnologías de hiperautomatización se sitúa actualmente por encima de los 542.400 millones de dólares y se espera que supere los 596.600 millones el primer semestre de este 2023. Estos datos reflejan el abrupto crecimiento del sector en la nueva economía post pandemia; un alto porcentaje de las organizaciones están ejecutando en paralelo múltiples proyectos de hiperautomatización para optimizar las decisiones de negocios y afrontar con eficiencia los retos de los mercados cambiantes.

                 Ahora bien, este elevado volumen de iniciativas de hiperautomatización implica un riesgo económico alto y no siempre se obtienen los resultados esperados; la mayoría de los fracasos están relacionados al enfoque, la implementación y el impacto, veamos a continuación en detalle las 10 razones más comunes de estos fracasos.

Razón 1.-Apegarse a una única Tecnología: Antes de implementar una herramienta tecnológica es necesario investigar y evaluar las diferentes opciones disponibles en el mercado que nos puedan ayudar a alcanzar nuestras metas.

Si se ha probado una herramienta con éxito, como por ejemplo el Machine Learning, es habitual que se quiere continuar los procesos de automatización ampliando su uso. Sin embargo lo aconsejable es evaluar, de acuerdo al presupuesto, la incorporación de varias tecnologías que se acoplen a los resultados esperados.

Razón 2.-Superautomatizacion Sin TI: Muchos de los proyectos de Automatización exitosos son ideados por los equipos comerciales o de negocios dentro de las organizaciones y no por los especialistas de IT, esto aunado al surgimiento de tecnologías de programación de bajo código o no código sugiere que los grandes equipos de IT no serian tan necesarios, pero la realidad es que el manejo de Bigdata, la ciberseguridad y la integración con sistemas pre existentes deben ser gestionados por un equipo de IT.

Razón 3.-Solucionar fallas: Un proceso mal diseñado no puede ser corregido mediante su Automatización, a largo plazo lo que traerá es el aumento de los errores en los sistemas ya establecidos, por tanto la opción idónea será iniciar la automatización de procesos repetitivos comerciales y de TI que ya funcionen, siempre considerando las funcionalidades adicionales y su integración con los sistemas existentes.

Razón 4.-No involucrar a todos los actores de los procesos: La automatización en sí, va a impactar no solo al departamento donde se ejecuta sino a todos los que estén relacionados con éste, se hace imprescindible la participación activa de todos los interesados y quizás afectados por el proceso que se decida automatizar así se tendrá el compromiso en conjunto de obtener los mejores resultados y reducir significativamente la resistencia al cambio.

Razón 5.-Realizar pruebas parciales: Un error parcial en la programación del proceso de automatización puede generar un resultado indeseable en los objetivos comerciales finales, no es suficiente probar un segmento del programa es necesario tomarse el tiempo para probar de inicio a fin todos los algoritmos y así evitar que los datos sean distorsionados.

Razón 6.-Automatizar procesos complejos no estructurados: Uno de los errores habituales es partir la digitalización de la organización con procesos demasiado complejos que incluyen diferentes vertientes no documentadas o con flujos de trabajo que no se entienden, esto hace que se pierdan recursos importantes y no se consoliden los resultados fijados. Muy importante establezca reglas claras que le permitan decidir cuales procesos puede y debe incluir en la automatización y cuales descartar para no perder tiempo ni dinero.

Razón 7.-Automatizar sin rediseñar: Se percibe, erradamente que automatizar significa reflejar exactamente el proceso habitual y no, antes de automatizar se debe optimizar los procesos, es decir, efectuar la reingeniería completa de los mismos, puede usar una metodología de estandarización como Sigma, Kaizen, entre muchas otras existentes en el mercado, así asegurara los resultados comerciales luego del proceso de Automatización.

Razón 8.-Supervisión y Control deficiente después de Automatizar: Lo que no puede medirse no puede mejorarse, si no se monitorea la evolución de los proyectos de Automatización luego se tendrán grandes tareas para limpieza de datos por errores no atendidos a tiempo. Desarrolle y establezca auditorias periódicas, garantizando que todo funciona correctamente según lo esperado.

Razón 9.-No medir el impacto de la automatización en la organización: Para evaluar correctamente los resultados postproducción es necesario medir los desarrollos mas allá de su funcionamiento, es decir establecer indicadores que cuantifiquen el alcance de los objetivos comerciales fijados que justificaron el proceso de automatización.

Razón 10.-Desestimar la resistencia al cambio de los colaboradores: Toda iniciativa de Transformación Digital a través de la Automatización está enfocada en los procesos pero sin la cultura del cambio establecida en todos los miembros de la organización los resultados positivos no están garantizados, ya que la serie de cambios que esto conlleva puede incluir cambios de roles, reasignación de tareas y deben ser ampliamente conocidos los detalles de cómo se producirán para tener el menor impacto negativo en los colaboradores implicados.

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