Reinventando el negocio con la Automatización Empresarial

La automatización de los procesos comerciales es una tendencia creciente en los negocios modernos. Con la ayuda de herramientas tecnológicas avanzadas, las empresas pueden automatizar tareas repetitivas y mejorar la eficiencia de sus procesos comerciales.

Actualmente, muchas organizaciones están pasando de procesos manuales de alto contacto a operaciones digitales, y la automatización está evolucionando hacia algo completamente nuevo. Ya no es lo que solía ser, tanto en los negocios como en la tecnología, la automatización ahora agiliza funciones que hace poco tiempo parecían imposibles de automatizar.

Nuevas razones comerciales para la Automatización

El uso tradicional de la automatización empresarial ha ayudado a reducir los costos a través de una mayor eficiencia, velocidad y consistencia de las operaciones. Pero en los últimos años ha habido un cambio rápido hacia el uso de la automatización para lograr una transformación digital en toda la organización que no solo puede escalar las operaciones, sino que también puede cumplir objetivos que van desde mejorar la experiencia del cliente hasta administrar la carga de trabajo de la cadena de suministro. A continuación se detallan algunas de las operaciones comerciales mas comunes que se pueden automatizar:

1. Procesamiento de pedidos: El procesamiento de pedidos es una tarea repetitiva que puede ser automatizada mediante el uso de herramientas tecnológicas avanzadas. Estas herramientas pueden ayudar a recopilar, verificar y enviar información de pedidos de manera automática, lo que reduce el tiempo y los errores humanos.
2. Facturación y cobro: La facturación y el cobro son tareas importantes pero tediosas en cualquier negocio. La automatización de estos procesos puede ayudar a generar facturas y recordatorios de pago de manera automática, lo que reduce el tiempo y los errores humanos.
3. Seguimiento de inventario: El seguimiento del inventario es esencial para el éxito de cualquier negocio. La automatización de este proceso puede ayudar a recopilar y actualizar automáticamente la información de inventario, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre el inventario y las compras.
4. Gestión de relaciones con clientes: La gestión de relaciones con clientes es esencial para el éxito de cualquier negocio. La automatización de este proceso puede ayudar a recopilar y actualizar automáticamente información de contacto de clientes, lo que permite a las empresas mantener una comunicación efectiva con ellos.
5. Análisis de datos: El análisis de datos es esencial para el éxito de cualquier negocio. La automatización de este proceso puede ayudar a recopilar, analizar y generar informes automáticamente, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas basadas en datos.

La automatización ahora se enfoca en el crecimiento del negocio y la escala de la carga de trabajo

La automatización actual está diseñada para aumentar la cantidad y la calidad del trabajo que una organización puede manejar. Esto se vuelve crítico cuando los recuentos pueden ser estáticos pero la carga de trabajo debe escalar hacia arriba para adaptarse a las ofertas, las demandas de los clientes y las fluctuaciones estacionales. Mientras tanto, seguir siendo competitivo también exige escala, especialmente cuando otras organizaciones en la misma industria buscan ventajas implementando nuevas experiencias de clientes que se replican digitalmente, y fácilmente, miles de veces usando procesos automatizados.

 Para la empresa que escala con éxito, especialmente en industrias que operan completamente de forma digital, como el comercio en línea o el entretenimiento, los resultados pueden ser asombrosos. La capacidad de escalar operaciones con automatización en estas empresas puede aumentar los ingresos por empleado de cientos de miles a millones de dólares. En el proceso, la calidad a menudo mejora.

De hecho, en prácticamente cualquier industria, el uso de la automatización moderna significa que una mayor rentabilidad y una mayor calidad ahora van de la mano.

Beneficios tangibles de la Automatización en las operaciones comerciales

Las operaciones comerciales que se rediseñan con mayor frecuencia para hacer uso de tecnologías digitales son aquellas que respaldan la experiencia del cliente. Forrester Consulting indica, de hecho, que según su investigación, “la transformación digital y la experiencia del cliente son el enfoque principal de la mejora de procesos”. Veamos algunos de los beneficios de la automatización en los procesos comerciales:

• Ahorro de tiempo: Al automatizar tareas repetitivas, las empresas pueden liberar tiempo valioso para que sus empleados se enfoquen en tareas más importantes y estratégicas.
• Mejora de la precisión: Las herramientas de automatización son capaces de realizar tareas con un alto grado de precisión, lo que reduce los errores humanos y aumenta la confiabilidad de los datos.
• Aumento de la productividad: Al automatizar los procesos comerciales, las empresas pueden aumentar la productividad y mejorar la eficiencia en sus operaciones.
• Reducción de costos: Al automatizar los procesos comerciales, las empresas pueden reducir sus costos operativos al eliminar la necesidad de tener personal dedicado a tareas repetitivas y mecanizadas.
• Mejora de la atención al cliente: Al automatizar los procesos comerciales, las empresas pueden mejorar la atención al cliente al proporcionar un servicio más rápido y eficiente.

Transformando el trabajo con la Automatizacion Empresarial

La digitalización y automatización de las operaciones comerciales en toda la empresa se centra en cinco áreas clave: tareas, contenido, flujo de trabajo, decisiones y captura de datos. 

• Tareas

Las tareas repetitivas, junto con las que se ejecutan en segundo plano, como la búsqueda de cuentas, están maduras para la automatización mediante el uso de software para la automatización robótica de procesos. Cuando el software se hace cargo de este trabajo, los empleados pueden pasar a un trabajo de mayor valor. Mientras tanto, las tareas repetitivas se realizan más rápido, en algunos casos en tan solo un minuto en lugar de veinte, con una tasa de error que se aproxima a cero.3

•  Contenido

Una empresa con conocimientos digitales se basa en el contenido, tanto estructurado en bases de datos como en los volúmenes en rápido crecimiento de contenido no estructurado en documentos comerciales, fotografías, correo electrónico, archivos de audio y video y redes sociales. Todos estos datos e información que se crean deben ser gestionados, difundidos y almacenados. Y cada paso en el ciclo de vida del contenido puede utilizar un componente diferente de automatización. Lo mismo es cierto para la forma en que se utiliza el contenido. Aprovechar los datos no utilizados anteriormente y promover la colaboración de los empleados es el nombre del juego cuando se ponen a trabajar los datos comerciales. Garantizar el acceso a la información, la privacidad y la seguridad son también preocupaciones primarias. La automatización empresarial puede abordar todas estas preocupaciones.

• Flujo de trabajo

Mientras que una tarea se enfoca en un elemento de trabajo en particular y el contenido define los materiales digitales utilizados para hacer negocios, un flujo de trabajo encadena estos pasos para crear procesos de extremo a extremo. Una solicitud de préstamo, por ejemplo, puede implicar docenas de pasos, cualquiera de los cuales puede ser pequeño y rutinario, pero el resultado final del flujo de trabajo puede generar resultados críticos para un cliente. La automatización de los pasos en el flujo de trabajo aumenta la agilidad, la visibilidad y la consistencia en cientos de procesos para operaciones fluidas que benefician tanto a la empresa como al cliente. También puede descubrir patrones en flujos de trabajo, productos y servicios que se pueden mejorar.

•   Decisiones

Una empresa toma miles de decisiones operativas por día, pero relativamente pocas se basan únicamente en el juicio personal. La mayoría implica trabajo detallado y repetitivo realizado de acuerdo con las políticas de la empresa o las regulaciones de la industria, aplicando reglas comerciales cuidadosamente perfeccionadas. Estas decisiones comerciales repetibles se pueden capturar y automatizar para mejorar su capacidad de respuesta, minimizar el riesgo de cumplimiento y optimizar los procesos de flujo de trabajo. Y separar las reglas comerciales de sus aplicaciones brinda la flexibilidad necesaria para responder rápidamente a los clientes y los cambios en el mercado. 

• Captura

La utilidad del contenido radica en la información que contiene, pero muchas organizaciones tienen tanto contenido que no pueden encontrar ni extraer la información que necesitan. El desafío se vuelve mayor con el tiempo, ya que las empresas dependen no solo del texto impreso y digital, sino también del video, el audio, las fotografías y las imágenes gráficas. Extraer información y conocimientos de todos y cada uno de estos pueden ser críticos para el éxito del negocio. Automatizar la captura de datos de archivos en el punto de entrada a la empresa extrae información relevante a una velocidad que es imposible de lograr para un ser humano. 

En conclusión, la automatización de los procesos comerciales ofrece una serie de beneficios para las empresas, incluyendo un ahorro de tiempo, mejora de la precisión, aumento de la productividad, reducción de costos y mejora de la atención al cliente. Es importante destacar que la automatización no debe ser vista como una solución mágica, pero si se implementa de manera estratégica y acompañada de un plan de gestión adecuado, puede ayudar a mejorar significativamente la eficiencia y productividad de una empresa.