Optimizar el presupuesto de TI para mantener la rentabilidad.

Es inevitable que los acontecimientos actuales, como los altos niveles de inflación, acarreado por el distanciamiento social y las nuevas necesidades de los consumidores, han cambiado el panorama y represente muchos retos financieros para empresas de todas las industrias y tamaños, surge en este momento la interrogante de cómo adaptarse a corto, mediano y largo plazo a todos esos cambios.

Controlar los costos se ha convertido en una prioridad tan importante como la mejora de los ingresos de la empresa. Por este motivo, realizar una evaluación interna de los gastos y entender el funcionamiento de los procesos, es el mejor camino para identificar los gastos innecesarios y montar un programa eficaz que ofrezca beneficios que sean sustentables para el propio negocio

Conocer cada gasto es esencial para identificar las posibles soluciones. Por otra parte, con esta acción, será posible medir los principales gastos y los que son innecesarios, es decir los que no aportan valor a la empresa. Recuerde que es imposible administrar lo que no se puede medir.

El problema es que muchas empresas tienen dificultades para mapear y comprender todos los procesos involucrados en la producción de sus productos o servicios. Completar esta tarea lleva tiempo y requiere que la empresa se comprometa a evaluar la operación completa de la misma.

Es importante definir cuáles son los resultados o productos entregados a la salida de cada proceso, sus componentes, proveedores y límites. Dado que el control y la reducción de costos son tareas que requieren información, se debe prestar atención a los procesos internos.

Los costos asociados a su equipo de TI no pueden pasar desapercibidos y deben ser incluidos en su proyección para reducir los costos globales de su organización. Segun las estimaciones de la consultora española Gardner el gasto mundial en TI continua en ascenso, para el cierre 2022 alcanzo 4,5 billones de dólares y se espera un crecimiento sostenido del 3% para este 2023 (Fuente: www.ciosspain.es)

Estrategias  para una eficaz disminución de costos de TI.- Evalúe sus opciones de reducción de costos de TI teniendo en cuenta estos 10 pasos:

• Paso 1: Proyectar hacia el impacto inmediato.- Se debe establecer objetivos que generen un impacto a corto plazo ,  ya que generan un flujo rápido de beneficios, los elementos deben surgir efecto en meses en lugar de años.
• Paso 2: Enfocarse en costos descartables.  Es mejor enfocarse en los costos que puedan reducirse y que al final puedan ser eliminados, a toda costa debe evitarse costos que puedan ser congelados por momentos y que al final del periodo aparezcan nuevamente generando problemas.
• Paso 3: Generar impacto efectivo real. Busque siempre dirigir los esfuerzos a generar artículos que proporcionen impacto real en efectivo, como lo son en la actualidad los servicios en la nube, o también vender y arrendar activos que proporcionen efectivo real en los estados financieros, en lugar de artículos que generen gastos como depreciación.
• Paso 4: Si debe hacerse ..Hágalo! Evite estar revisando los costos unay otra vez, esto solo genera incertidumbre y pérdida de productividad, si debe realizar recortes o reducciones que sean considerados estrictamente necesarios, realícelos de una vez y evite crear ciclos destructivos
• Paso 5: Examine diligentemente las cuentas. Mantenerse informado con el analista de finanzas de todos los detalles de las cuentas, gastos y pagos, puede brindar siempre una visión anticipada de las posibles contrariedades, y de esta manera establecer reducciones específicas, permitiendo generar notables beneficios a corto plazo.
• Paso 6: Monitorear el presupuesto de gastos. Estar al tanto de cuánto se ha gastado, en qué se ha gastado los recursos, permite recolectar datos para reajustar o renegociar los gastos no gastados o no comprometidos, y de esta manera obtener los mejores beneficios.
• Paso 7: Equilibre los gastos capitales. Revise y reduzca los gastos de capital, ya que es dinero que se gasta en comprar, reparar, actualizar o mejorar un activo de la compañía, pero enfóquese en los gastos operativos que son considerados de más impacto en los niveles de productividad.
• Paso 8: Considere los costos Hundidos. No caigas en el dilema del costo hundido. Ingresa en tu presupuesto una cantidad de dinero destinada a perderse. Cualquier plan financiero debe considerar esta posibilidad, porque siempre hay un porcentaje de pérdidas. En cualquier negocio, de cualquier índole
• Paso 9: Administra los gastos discrecionales. Si necesitas recortar gastos, que la capacidad de pago, suelen ser los gastos discrecionales los primeros que se deben eliminar, ya que estos no tienen una relación directa entre el coste incurrido y el resultado obtenido, dado que el resultado esperado es incierto, recortarlos es lo mejor para dedicar el dinero a cosas más productivas.
• Paso 10: Revise los costos variables y fijos. Conocer los gastos que generará una empresa es importante, para así lograr conocer las diferencias entre los costos fijos y variables, los costos que debe pagar la empresa de forma obligatoria, sin importar los niveles de producción, serían los fijos, son esos en los que se debe centrar para lograr la eliminación. En el caso de los costos variables, por su manera inconstante de producirse, es recomendable buscar su reducción o eliminación.

En Resumen:

La amenaza de recesión continúa y solo agrega presión para reducir el gasto. La inflación se mantuvo  para el último trimestre de 2022 y tampoco se prevé que disminuya a  inicios de 2023.   Las demandas de reducción de costos pueden parecer urgentes, es necesario hacer una pausa  y analizar qué tendrá un impacto a corto plazo y qué podría dañar el negocio a largo plazo. Estos 10 pasos planteados le ayudarán a optimizar los presupuestos de TI de manera rápida y productiva.